ĐỐI TƯỢNG THAM GIA GIẢI THƯỞNG
Các tập thể, cá nhân trong và ngoài ngành Đường sắt đều được đăng ký các đề tài tham gia Giải thưởng. Nếu là tập thể tác giả thì không quá 05 người.

ĐỀ TÀI THAM GIA XÉT GIẢI
Đề tài tham gia Giải thưởng là các đề tài khoa học, kỹ thuật, quản lý và công nghệ thông tin (không trùng với bất kỳ đề tài, giải pháp nào đã được công bố trước đó). Đề tài dự thi được chia theo hai nhóm sau:
- Các đề tài được nghiên cứu hoàn thiện, có tính khả thi cao, có thể mang lại lợi ích kinh tế, kỹ thuật, xã hội cho ngành Đường sắt nếu được ứng dụng vào thực tiễn.
- Các đề tài đã được triển khai, ứng dụng hiệu quả vào các lĩnh vực quản lý, sản xuất kinh doanh của các cơ quan, đơn vị thuộc ngành Đường sắt trong năm tham gia Giải thưởng.
- Các đề tài đã được Tổng Công ty Đường sắt Việt Nam và các đơn vị thành viên của Tổng Công ty Đường sắt Việt Nam cấp kinh phí nghiên cứu hoặc kinh phí tự thực hiện cũng được quyền tham gia Giải thưởng.

HỒ SƠ THAM GIA GIẢI THƯỞNG
Mỗi đề tài tham gia Giải thưởng phải có 01 bộ hồ sơ, bao gồm:
1. Phiếu đăng ký tham gia Giải thưởng:
Đề tài tham gia Giải thưởng phải được đăng ký bằng phiếu (theo mẫu) và có ý kiến xác nhận của lãnh đạo cơ quan nơi tác giả đang công tác. Trường hợp tác giả của đề tài là người không thuộc cơ quan, đơn vị nào thì phiếu đăng ký phải có xác nhận của chính quyền địa phương nơi tác giả cư trú (ký tên, đóng dấu). 
2. Bản thuyết minh chi tiết đề tài, giải pháp:
Bao gồm các nội dung sau:
- Mục đích, ý nghĩa, hoàn cảnh, thời điểm ra đời của đề tài.
- Nội dung: thuyết minh chi tiết đề tài; các văn bản đánh giá, xác nhận liên quan; bản vẽ, tranh ảnh, hiện vật, đĩa mềm, đĩa CD,... minh hoạ (nếu có)
- Tính khả thi, phạm vi áp dụng, hiệu quả kinh tế, kỹ thuật, xã hội do đề tài mang lại sau khi đã ứng dụng vào các lĩnh vực công tác của Tổng Công ty Đường sắt Việt Nam hoặc khả năng áp dụng và hiệu quả kinh tế, kỹ thuật, xã hội của đề tài nếu được áp dụng trong Tổng Công ty Đường sắt Việt Nam. 
- Bản sao công chứng biên bản nghiệm thu đề tài của Hội đồng KHCN các cấp.
- Các kiến nghị liên quan.
Nếu đề tài tham gia Giải thưởng của các tổ chức, cá nhân ngoài ngành đường sắt thì phải được ít nhất một đơn vị trong ngành Đường sắt thuộc lĩnh vực chuyên ngành mà đề tài nghiên cứu (từ cấp đơn vị thành viên của các Công ty Vận tải đường sắt hoặc các đơn vị thành viên của Tổng Công ty Đường sắt Việt Nam trở lên) xác nhận về tính khả thi, khả năng ứng dụng, hiệu quả kinh tế, kỹ thuật, xã hội.

THỜI HẠN GỬI HỒ SƠ - TỔ CHỨC XÉT CHỌN
- Hồ sơ tham gia Giải thưởng gửi về cơ quan thường trực Giải thưởng Đoàn TN Tổng công ty Đường sắt Việt Nam) trước ngày 15/3/2021. Hội đồng xét duyệt Giải thưởng tổ chức thẩm định, xét chọn và trao giải thưởng một lần vào Ngày khoa học công nghệ 18/5/2021.