Để nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong toàn Đảng bộ Đường sắt Việt Nam, Đảng uỷ ĐS quy định chế độ trao đổi thông tin, văn bản qua mạng máy tính như sau:

I. Quy định chung

1. Đảng uỷ ĐS đẩy mạnh việc trao đổi thông tin, văn bản đối với các đảng uỷ, chi uỷ trực thuộc Đảng uỷ ĐSVN và các đồng chí Uỷ viên Ban Chấp hành Đảng bộ ĐSVN thông qua trang Website Đường sắt Việt Nam (http://vr.com.vn) hoặc hộp thư điện tử (Email).

Nội bộ Cơ quan Đảng uỷ ĐS thực hiện trao đổi thông tin (báo cáo, góp ý kiến, lịch công tác, xử lý văn bản đi-đến,…) trên mạng thông tin diện rộng của Đảng cộng sản Việt Nam (Lotus Notes).

Khuyến khích các tổ chức Đảng trong ngành Đường sắt (ngoài các đối tượng nêu trên) vận dụng các quy định trong văn bản này để mở rộng việc trao đổi thông tin, văn bản qua mạng máy tính.

2. Các tổ chức Đảng trong diện điều chỉnh của văn bản này phải cử cán bộ chuyên quản trao đổi thông tin trên mạng máy tính. Cán bộ chuyên quản của các tổ chức và cá nhân thuộc đối tượng nêu tại Điểm 1 ở trên chịu trách nhiệm quản lý password;  thường xuyên cập nhật, trao đổi, xử lý thông tin trên mạng máy tính và thực hiện chế độ bảo mật theo đúng quy định hiện hành.

3. Thống nhất sử dụng bộ mã tiêu chuẩn tiếng Việt TCVN 6909:2001 (VN Unicode) cho việc soạn thảo văn bản và cập nhật thông tin trên mạng máy tính.

4. Không sử dụng mạng máy tính để trao đổi thông tin, văn bản có các nội dung sau: các vấn đề cần bảo quản theo chế độ Mật; thông tin, văn bản liên quan đến công tác tổ chức, cán bộ.

Chỉ truyền tải cơ sở dữ liệu đảng viên trên mạng thông tin diện rộng của Đảng cộng sản Việt Nam (có quy định riêng).

5. Ngoài những vấn đề quy định ở văn bản này, các đơn vị phải quản lý văn bản đi, văn bản đến theo đúng quy định hiện hành về công tác văn thư lưu trữ của Trung ương Đảng và của đơn vị (Cơ quan Đảng uỷ ĐS thực hiện theo Quy định số 07-QC/ĐU ngày 23/3/2012).

II. Quy định về tiếp nhận và gửi văn bản qua Website

1. Các văn bản cần phổ biến chung cho toàn Đảng bộ ĐSVN được Đảng uỷ ĐS gửi qua Website Đường sắt Việt Nam.

1.1. Những loại văn bản chỉ gửi qua Website Đường sắt Việt Nam, không gửi bản giấy theo đường công văn, bao gồm:

-    Báo cáo (định kỳ, chuyên đề);

-    Thông báo (kết luận các cuộc họp hoặc thông báo khác);

-    Các văn bản về Chương trình, Kế hoạch, Hướng dẫn công tác.

1.2. Những loại văn bản vừa gửi qua Website Đường sắt Việt Nam, vừa gửi bản giấy theo đường công văn, bao gồm:

-    Chỉ thị, Nghị quyết;

-    Quy định, quy chế.

2. Quy trình gửi văn bản qua Website Đường sắt Việt Nam :

2.1- Soạn thảo văn bản:

- Đối với các văn bản có nội dung quy định tại Điểm 1.1, Mục II, người soạn thảo  văn bản đưa  thêm vào  “Nơi nhận” địa chỉ nhận là  “ - Web; ”  ở trước dòng “ - Lưu:… ”.

- Đối với các văn bản có nội dung quy định tại Điểm 1.2, Mục II, người soạn thảo văn bản đưa thêm vào “Nơi nhận” địa chỉ nhận là “ - Web, vb; ” ở trước dòng “ - Lưu:… ”.

2.2- Phát hành:

- Đối với các văn bản có nội dung quy định tại Điểm 1.1 và 1.2, Mục II, người soạn thảo văn bản gửi tệp điện tử qua hộp thư của Văn phòng Đảng uỷ (trên Lotus Notes).

- In ấn:

Đối với những loại văn bản có nội dung quy định tại Điểm 1.1 Mục II, in và đóng dấu 3 bản (1 bản lưu ở Văn thư, 1 bản lưu ở nơi soạn thảo, 1 bản gửi cho Báo Đường sắt);

Đối với những loại văn bản có nội dung quy định tại Điểm 1.2 Mục II ở trên, số lượng bản in và đóng dấu tính theo “Nơi nhận”.

- Vào lúc 15h00 hàng ngày, Văn thư của Đảng uỷ ĐS giao các văn bản cần đưa lên Website cho chuyên viên quản trị mạng của Báo Đường sắt (bao gồm cả bản giấy và tệp điện tử) và hai bên ký trên Sổ giao nhận.

2.3- Theo dõi thực hiện:

Văn thư của Đảng uỷ ĐS phối hợp với chuyên viên quản trị mạng của Báo Đường sắt theo dõi và giải quyết những phát sinh đối với các văn bản của Đảng uỷ ĐS trên Website (nếu có).

3. Quy trình nhận văn bản trên Website Đường sắt Việt Nam :

- Hàng ngày, cán bộ chuyên quản của các tổ chức và cá nhân thuộc đối tượng nêu tại Mục I ở trên, vào Website Đường sắt Việt Nam để nhận văn bản.  Đường dẫn truy cập: http://vr.com.vn/thong-tin-noi-bo/van-ban-dang-uy-dsvn.html  (Password do Văn phòng Đảng uỷ ĐSVN cung cấp).

- Nội dung văn bản phải được download và in ấn, xử lý theo quy trình quản lý văn bản đến của đơn vị.

III. Quy định về trao đổi thông tin, văn bản qua hộp thư điện tử

1. Các thông tin, văn bản cần phổ biến, trao đổi giữa Đảng uỷ ĐS với các đơn vị, cá nhân (và ngược lại) hoặc các thông tin trao đổi công tác giữa các đơn vị, cá nhân mà nội dung không nằm trong quy định tại Điểm 4, Mục I ở trên, được thực hiện qua hộp thư điện tử (Email).

1.1. Những loại văn bản phổ biến, trao đổi giữa Đảng uỷ ĐS với các đơn vị, cá nhân (và ngược lại) chỉ gửi qua hộp thư điện tử mà không cần gửi bản giấy theo đường công văn, bao gồm:

a) Văn bản của Đảng uỷ ĐS hoặc các Ban Đảng uỷ ĐS gửi các đơn vị, cá nhân:

- Giấy mời;

-    Thông báo (kết luận các cuộc họp hoặc thông báo khác);

 - Các văn bản về Chương trình, Kế hoạch, Hướng dẫn công tác;

- Các văn bản trao đổi ý kiến;

- Tài liệu hội nghị.

b) Văn bản, thông tin của các đơn vị, cá nhân gửi Đảng uỷ ĐS hoặc các Ban Đảng uỷ ĐS :

- Các thông tin, báo cáo được quy định tại Điều 2 Quy định số 03-QC/ĐU ngày 31/5/2011 của Đảng uỷ ĐSVN;

- Giấy mời;

- Các văn bản trao đổi ý kiến;

- Tài liệu hội nghị.

1.2. Những loại văn bản của các đơn vị, cá nhân gửi Đảng uỷ ĐS hoặc các Ban Đảng uỷ ĐS vừa gửi qua hộp thư điện tử, vừa gửi bản giấy theo đường công văn, bao gồm:

- Hồ sơ khen thưởng;

- Hồ sơ kỷ luật;

- Văn bản khác theo yêu cầu cụ thể của Đảng uỷ ĐS.

2. Quy trình gửi văn bản của Đảng uỷ ĐS và các Ban Đảng uỷ ĐS qua hộp thư điện tử :

2.1- Soạn thảo văn bản:

Đối với các văn bản cần gửi qua hộp thư điện tử, người soạn thảo văn bản đưa thêm vào “Nơi nhận” địa chỉ nhận là “ - Email ; ” ở trước dòng “ - Lưu:… ”.

2.2- Phát hành:

- Đối với các văn bản có địa chỉ nhận là “ - Email ; ”, người soạn thảo văn bản gửi tệp điện tử qua hộp thư của Văn thư ( trên Lotus Notes).

- In ấn:

Đối với những loại văn bản của cấp uỷ, in và đóng dấu 2 bản (1 bản lưu ở Văn thư Đảng uỷ ĐS, 1 bản lưu ở nơi soạn thảo);

Đối với những loại văn bản của các Ban Đảng uỷ ĐS, in và đóng dấu 1 bản (lưu ở Văn thư Ban).

- Văn thư Đảng uỷ ĐS có trách nhiệm sử dụng địa chỉ hộp thư điện tử của Đảng uỷ ĐS để gửi các văn bản của cấp uỷ và các văn bản, thông tin của Văn phòng Đảng uỷ ĐS.

- Văn thư Ban có trách nhiệm sử dụng địa chỉ hộp thư điện tử của Ban để gửi các văn bản, thông tin của Ban mình.

2.3. Theo dõi thực hiện:

Người soạn thảo văn bản và Văn thư có trách nhiệm theo dõi và giải quyết những phát sinh đối với các văn bản gửi qua Email (nếu có).

3. Quy trình tiếp nhận văn bản từ hộp thư điện tử của Đảng uỷ ĐS và các Ban Đảng uỷ ĐS:

Văn thư thường xuyên theo dõi tiếp nhận văn bản, thông tin từ hộp thư điện tử. Khi nhận được thông tin, văn bản, Văn thư xử lý theo quy định tại Điều 10 của Văn bản số 07-QC/ĐU ngày 23/3/2012. Nếu cần, Văn thư trao đổi điện thoại với nơi gửi văn bản, thông tin để làm rõ vướng mắc.

4. Các đơn vị, cá nhân chỉ được sử dụng hộp thư đã đăng ký (xem Phụ lục) để trao đổi thông tin, văn bản qua hộp thư điện tử.

5. Các cấp uỷ Đảng có trách nhiệm xây dựng quy trình gửi, tiếp nhận, xử lý  thông tin, văn bản qua hộp thư điện tử cho phù hợp với tình hình đơn vị.

IV. Tổ chức thực hiện 

1. Từ nay đến hết 31/12/2012, Đảng uỷ ĐS gửi văn bản cho các đơn vị, cá nhân đồng thời theo 2 phương thức : gửi qua đường công văn (như trước đây) và qua mạng máy tính.

Kể từ 01/01/2013, Đảng uỷ ĐS gửi văn bản cho các đơn vị, cá nhân theo đúng quy định nêu tại Mục II và III ở trên.

2. Văn phòng ĐUĐS chịu trách nhiệm thường trực theo dõi, tham mưu tổ chức thực hiện tốt các nội dung nêu trong văn bản này. Cử cán bộ quản lý password truy cập Website Đường sắt Việt Nam, danh sách hộp thư điện tử và hướng dẫn người sử dụng. Phối hợp với Báo Đường sắt, Ban Tổ chức ĐUĐS và các đơn vị liên quan giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan.

3. Ban Tổ chức ĐUĐS cung cấp cho Văn phòng ĐUĐS các thông tin liên quan khi có sự thay đổi tổ chức, nhân sự trong các đối tượng sử dụng mạng máy tính nêu tại Mục I.

 4. Cấp uỷ các đơn vị trực thuộc Đảng uỷ ĐSVN có trách nhiệm chuẩn bị các điều kiện liên quan ở đơn vị mình; thông báo cho Văn phòng ĐUĐS danh sách cán bộ chuyên quản; trao đổi, thống nhất với Văn phòng ĐUĐS khi cần thay đổi địa chỉ hộp thư điện tử.

5. Các đơn vị, cá nhân (như quy định tại Điểm 1, Mục I ở trên) cần nghiêm túc thực hiện những quy định nêu trong văn bản này. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc hoặc đề xuất, gửi về Văn phòng ĐUĐS để tổng hợp, nghiên cứu hoàn thiện (liên hệ : đ/c Nguyễn Thị Phương Lan, điện thoại: 04.39424288; Fax: 04.39426184; Email: vanphongdanguy.vn@gmail.com).

 6. Đề nghị Báo Đường sắt, Ban Kế hoạch Thống kê và Văn phòng Tổng công ty ĐSVN; Thủ trưởng chuyên môn các đơn vị hỗ trợ, tạo điều kiện để các cấp uỷ Đảng trong ngành Đường sắt thực hiện tốt việc khai thác, sử dụng các ứng dụng công nghệ thông tin./.

 

 

Nơi nhận:                                  - Các đ/c UV BCH Đảng bộ; - Cấp uỷ, Thủ trưởng chuyên môn các đảng bộ, chi bộ trực thuộc; - Các Ban của ĐUĐS; - Ban KHTK, Văn phòng ĐSVN, Báo ĐSVN; - Web, vb; - Lưu: VT.

T/M BAN THƯỜNG VỤ PHÓ BÍ THƯ THƯỜNG TRỰC   (Đã ký)       Đoàn Duy Hoạch

 

Xem địa chỉ email của các đồng chí UV Ban Chấp hành Đảng bộ ĐSVN, Đảng uỷ ĐSVN và các Đảng bộ, chi bộ trực thuộc trong file đính kèm.