Để đơn giản thủ tục giao nhận hóa đơn gửi hàng và các giấy tờ kèm theo, giảm thời gian làm việc của lái tàu, ngày 9-6-2011, ĐSVN đã ban hành văn bản 1067/ĐS-KDVT về việc "Giao nhận hóa đơn gửi hàng khi lái tàu phụ trách đoàn tàu hàng".

Theo đó, tại ga lập tàu, sau khi thống nhất thành phần đoàn tàu, nhân viên của chi nhánh vận tải hàng hóa (HH) tại ga (với các ga có chi nhánh, trạm vận tải HHĐS) hoặc nhân viên ga (với ga chưa có chi nhánh, trạm vận tải HHĐS) kiểm tra lại hóa đơn gửi hàng và các giấy tờ kèm theo, đóng các giấy tờ này của các toa xe có cùng một ga đến trên hành trình chạy tàu (là ga có kế hoạch cắt xe trên hành trình chạy tàu) vào một túi hồ sơ, của các toa xe có ga đến là ga cuối hành trình đoàn tàu và các ga sau của hành trình đoàn tàu đóng chung vào một túi hồ sơ, niêm phong, đóng dấu ngày và giao cho lái tàu. Lái tàu phụ trách đoàn tàu nhận túi hồ sơ, kiểm tra niêm phong, kiểm tra thông tin trên túi hồ sơ và đưa đến ga đến.
Với các toa xe chở hàng quá khổ, quá dài, quá nặng... yêu cầu có biện pháp và giấy phép vận chuyển riêng thì hóa đơn gửi hàng và các giấy tờ liên quan để riêng bên ngoài (không cho vào trong túi hồ sơ). Lái tàu phụ trách đoàn tàu có trách nhiệm nhận, kiểm tra, theo dõi, kiểm soát an toàn HH và an toàn chạy tàu (ATCT) của toa xe hàng trong suốt quá trình vận chuyển.
Khi toa xe bị cắt lại tại các ga dọc đường: Toa xe phải cắt lại do bị sự cố, do mệnh lệnh đột xuất của Trung tâm Điều hành VTĐS, do yêu cầu của cơ quan chức năng..., lái tàu phụ trách đoàn tàu cùng nhân viên nhà ga lập biên bản phổ thông, mở niêm phong túi đựng hồ sơ; bàn giao xác nhận số hóa đơn, chứng từ của các toa xe cắt lại và xác nhận số hóa đơn còn lại trong túi hồ sơ. Lái tàu phụ trách đoàn tàu chịu trách nhiệm bảo quản toàn bộ số hóa đơn gửi hàng cùng giấy tờ kèm theo còn lại trong túi đựng hồ sơ đến ga đến cuối cùng của hành trình đoàn tàu và bàn giao lại cho ga.
Trường hợp lấy thêm toa xe ở ga dọc đường: Với các ga đã có chi nhánh, trạm VTHHĐS hoặc đã được cấp túi đựng hồ sơ, tác nghiệp như tại ga lập tàu (hóa đơn, chứng từ cho vào túi đựng hồ sơ, niêm phong, đóng dấu ngày và giao cho lái tàu phụ trách đoàn tàu); với các ga khác, tác nghiệp thực hiện như quy định hiện hành.
Quy định giao nhận hóa đơn gửi hàng và các giấy tờ kèm theo trong túi đựng hồ sơ được áp dụng từ 0 giờ ngày 1-7-2011.